4PLUS stelt MasterData centraal om ondernemers optimaal te bedienen

De hoofdactiviteit van 4PLUS is inkoop. Hierin ontzorgt 4PLUS haar ondernemers. Aangesloten bedrijven bestellen het grootste deel direct bij de leveranciers. Maar 4PLUS heeft ook zelf voorraad in haar eigen centrale magazijn. Ondernemers kunnen zo maximaal profiteren van kostenvoordelen op bijvoorbeeld logistiek, en houden hierin zelf de keuze en flexibiliteit.

Naast centrale inkoop verzorgt 4PLUS ook de artikeldata voor de ondernemers. 4PLUS verzamelt dit van alle 350 contractleveranciers en voert dit op in de centrale systemen. “Dat betreft heel veel data, aangeleverd in allerlei verschillende bestanden en formaten”, vertelt Bert Ermans, teamleider databeheer. “Denk aan Excel sheets, PDFs of wat dan ook. Dat moeten we allemaal structureren en in onze systemen zien te krijgen. En dat betekende voorheen dat we gegevens vaak handmatig moesten invoeren. Met de nodige fouten tot gevolg.”

Van Excellijstjes naar verrijkte MasterData

Voorheen was een groot gedeelte van het databeheer weggelegd bij een externe partij. Omdat we databeheer als vitaal proces hebben bestempeld was het voor 4PLUS logisch om dit in eigen beheer te gaan doen. Dit klinkt eenvoudiger dan dat het was. “Wil je het artikelbeheer van alle leveranciers voor 55 aangesloten bedrijven en voor onze eigen systemen centraal gaan organiseren, dan heb je wel een goed stukje software nodig om dit goed te managen”, vertelt Mark.

Op zoek naar software die aansluit bij onze kerntaak

Samen met hun bevlogen ICT- collega Richard Voorter gingen Mark en Bert op zoek naar een software partij die hen kon helpen in deze complexe opgave. “De beschikbaarheid en kwaliteit van de product- en artikeldata is een van de grootste uitdagingen bij de toenemende digitalisering van het inkoopproces, iedereen in de branche zal dit beamen.”

“Een belangrijk punt voor ons was om een softwarepartner te vinden die aansloot bij onze kerntaak als inkooporganisatie, namelijk het artikel- en conditiebeheer. Dus het beheren van de product- en artikeldata, prijzen, kortingen voor onze deelnemers. Daarnaast wilden we één bron van data kunnen creëren en deze data kunnen verrijken voor alle aangesloten bedrijven en ons bestelportaal.

Tot slot was het standaardiseren van de data heel erg belangrijk, zoals met DICO en ETIM. Een hele lijst aan criteria. Gelukkig vonden we toen Compano, zij voldoen als een van weinige aan dit hele pakket van eisen met hun MDM-systeem. En de communicatie verloopt ook nog eens heel soepel.”

Stip op de horizon

Nu komen de data binnen in de CIP en worden deze eerst centraal gestructureerd, gecontroleerd en verrijkt. Vervolgens gaan de data door naar onze andere systemen. “We zijn nu veel sneller en flexibeler”, aldus Bert. “We hoeven niet meer alles over te typen en uit te rekenen in Excels. Iedereen werkt op basis van de centrale waarheid. Compano MDM doet dit werk nu voor ons.”

De stip op de horizon voor 4PLUS is dat de aangesloten bedrijven via eigen sub-omgevingen ook toegang krijgen tot de meest actuele en complete productinformatie van alle leveranciers. Bert: “Het verkrijgen van juiste productdata hebben we alleen niet zelf in de hand. Daar hebben wij echt de leveranciers bij nodig.

“Om artikelbeheer van alle leveranciers voor 55 aangesloten bedrijven centraal te organiseren, heb je wel een goed stukje software nodig”

Maar we zien gelukkig steeds meer partijen die actiever en dynamischer met data omgaan. Zelfs van onze keramiek-leveranciers uit Italië krijgen we steeds meer verrijkte data. De volgende stap is dat ze ETIM-geclassificeerd gaan aanleveren in brancheformaten. Mocht dat gaan gebeuren, dan zijn wij daar nu al klaar voor!”

Wat is MDM-software?

Binnen elke inkooporganisatie zijn stamdata aanwezig: basisgegevens over o.a. de artikelen, (inkoop)prijzen, productinformatie, leveranciers en afnemers. Goed beheer van deze data is essentieel voordat het wordt toegelaten in andere systemen in de organisatie zoals het ERP, Warehouse Management, Webshop e.d. Master Data Management (MDM) is software voor het managen, centraliseren, ordenen, categoriseren, lokaliseren, synchroniseren en verrijken van deze MasterData.

Hoe werkt MDM-software?

Aan de “voorkant” van het MDM-systeem wordt een Centraal- Import-Portaal (CIP) geplaatst. In feite een Private datapool. Na import en screening van de aangeleverde data in het CIP worden de gewenste data overgenomen in het inkoopassortiment en gekoppeld aan actuele inkoopcondities. Het resultaat is gestandaardiseerde data die doorgegeven worden naar het eigen ERP en tevens beschikbaar worden voor alle ondernemers. Tevens kunnen de data van hieruit ook conform actuele standaarden en exportformaten beschikbaar worden gesteld aan de webshop en andere systemen of partijen.

Voor wie is een MDM-systeem relevant?

Bij alle bedrijven waar product- & artikeldata en conditiebeheer een uitdaging vormen. Denk hierbij aan: leveranciers, groothandels, inkooporganisaties en grotere installatiebedrijven.
 
Wie is Compano?

Compano is al ruim 25 jaar dé specialist op het gebied van software voor de bouw- en installatiebranche. Klanten zijn actief als fabrikant, leverancier, groothandel, inkooporganisatie, aannemer of installateur. Compano is erkend partner van Ketenstandaard voor de bouw- en installatiebranche en ondersteunt branchestandaarden en formaten als ETIM, DICO, BMECAT en GS1. www.compano.com
“Iedereen werkt op basis van de centrale waarheid. Compano MDM doet dit werk nu voor ons”

Compano, Vestiging Arnhem, 088.266.72.01, sales@compano.com, www.compano.com