Ketenstandaard: Bouwbedrijven naar een bijna ‘onbemande’ administratie met DICO

Uitvoerders op de bouwplaats ontlasten

“Wij wilden onze uitvoerders op de bouwplaats administratief zoveel mogelijk ontlasten,” zegt Ron Smit, financieel manager bij PHB. “Uitvoerders willen dat de bouw goed verloopt en zo min mogelijk administratief ‘geneuzel’. Ons zusterbedrijf Lithos was al begonnen met het automatiseren van hun administratie, daar zijn we op aangehaakt. We zijn bij één vestiging begonnen met het digitaal verwerken van facturen, nu kunnen meerdere vestigingen dat. Wanneer dit goed werkt bij alle vier de vestigingen, gaan we aan de slag met andere DICO-berichten, bijvoorbeeld om digitaal te kunnen bestellen.”

Digitale facturen van leverancier Leeuwbouw

“Een aantal jaren geleden stelden we ons bij Lithos de vraag ‘hoe kan het dat er zelfsturende auto’s rondrijden, maar dat we als bouwbedrijven een factuur nog altijd handmatig verwerken?’,” zegt Albert Kooistra, financieel directeur bij Lithos. “Twintig jaar geleden was ik betrokken bij werkgroepjes voor digitale communicatie, dat kwam destijds mondjesmaat van de grond. Ik was dan ook sceptisch toen Cohub ons aanbood dat ze al onze facturen konden digitaliseren door de DICO Standaard te gebruiken. Tot mijn verbazing hadden ze binnen twee weken de eerste aansluiting met Leeuwbouw, één van onze belangrijkste leveranciers, geregeld. Nu ontvangen we de facturen van al onze leveranciers digitaal in ons ERP-systeem.”

Cohub

In 2018 stapte Cobub met het idee voor digitale facturatie naar Leeuwbouw, een grote leverancier van ijzerwaren. Levent Des, oprichter van Cohub: “De implementatie van de DICO Standaard bij Leeuwbouw en Lithos was meteen een succes. Daarna zijn we onze oplossing binnen Lithos gaan uitbreiden met meer projecten en meer leveranciers. Inmiddels faciliteren we vanuit Cohub diverse bouwbedrijven met DICO. Bedrijven moeten ook steeds meer data registeren, bijvoorbeeld over de gebruikte materialen in het kader van duurzaamheid. Met de DICO Standaard kan dat allemaal.”

Onbemande administratie

Tegenwoordig ontvangen ze bij Lithos de facturen van twintig leveranciers via de DICO Standaard, met als resultaat een zo goed als ‘onbemande’ administratie. “We hebben nu 0,9 FTE administratief personeel op een omzet van 90 miljoen euro,” zegt Kooistra. “Vroeger hadden we minstens vier personen nodig om al die facturen te verwerken. Toen zat er ook veel tijd tussen de bestelling, de levering van goederen en de ontvangst van de factuur. Nu gaat dat sneller, de factuur is vaak al binnen vóór de bestelling.”

Minder fouten en grotere marges

PHB doet veel onderhoud en restauratie van gebouwen. Smit: “Wij hebben veel kleine werkbonnen, bijvoorbeeld voor een barst in een ruit of een nieuw slot in de deur. Dat betekent een grote hoeveelheid uitgaande facturen. Ook onze collega’s willen zo min mogelijk administratief werk. Door het systeem volledig te digitaliseren, hebben we nu een minimaal aantal administratieve FTEs in verhouding met onze omzet en het aantal vestigingen. De mensen die eerst druk waren met het verzenden van alle facturen, hebben nu tijd voor het controleren van zaken of voor marketing. Er gaat minder fout en we behalen grotere marges. Dat was precies ons doel met de investeringen in automatisering.”

Lees het volledige praktijkverhaal via www.ketenstandaard.nl/cases

De DICO Standaard

De DICO Standaard is een set afspraken die spelregels biedt voor de elektronische uitwisseling van informatie tussen fabrikanten, groothandels, bouw-, onderhouds- en installatiebedrijven en woningcorporaties. Bijna alle softwareleveranciers uit de sector hebben de DICO standaard geïntegreerd in hun softwarepakketten. In de bouwsector is elektronisch factureren volgens de laatste DICO versie (SALES005) dé standaard.

Ketenstandaard

Ketenstandaard Bouw en Techniek beheert en ontwikkelt de standaarden: STABU, ETIM, DICO, NL-SfB, GS1. Als onafhankelijke regisseur levert Ketenstandaard een concrete bijdrage aan het efficiënter en duurzamer maken van de gebouwde omgeving. Efficiëntere samenwerking bij het realiseren en onderhouden van infrastructuur en vastgoed, biedt een oplossing voor uitdagingen als de woningbouwopgave, verduurzaming en een circulaire economie in 2050.